Jun 05, 2023

Kanban là gì? Những điều cần biết về Kanban

Kanban được yêu thích trong các doanh nghiệp công nghệ cao, nhưng lịch sử của nó bắt đầu từ những năm 1940. Vào thời điểm đó, phương pháp này đã được phát minh để tối ưu hóa sản xuất tại các nhà máy ô tô Toyota ở Nhật Bản. Bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm Kanban.

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp trực quan phổ biến để quản lý dự án. Các nguyên tắc cơ bản của nó tập trung vào tính minh bạch và giới hạn số lượng công việc được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Và giống như các chiến lược Scrum và Agile, tính sáng tạo và tính linh hoạt là rất quan trọng.

2. Kanban bao gồm những gì?

Kanban lấy các khái niệm từ cả Lean và Agile. Nó xoay quanh một công cụ trực quan được gọi là “bảng Kanban”. Hỗ trợ này sắp xếp các nhiệm vụ theo trạng thái, chẳng hạn như “Đang tiến hành” hoặc “Hoàn thành”. Bạn có thể nghĩ về nó giống như một bảng Plinko từ The Price is Right, với các nhiệm vụ được xếp vào các cột dọc.

Các nhóm thường xuyên sử dụng phần mềm để quản lý bảng Kanban kỹ thuật số, một số tiêu đề ví dụ bao gồm Jira, Trello và Asana. Nhưng nếu bạn thích cách tiếp cận cổ điển, thì bảng đen cổ điển là một lựa chọn để cân nhắc.

Một ví dụ đơn giản về Kanban tại nơi làm việc

Hãy nhớ rằng một bảng lộn xộn có hại cho hiệu quả. Ít hơn là tốt hơn khi nói đến một lộ trình dự án gọn gàng, dễ đọc. Vì vậy, hãy lưu ý xem có bao nhiêu mặt hàng trên boong cùng một lúc để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng.

3. Quy trình Kanban

Không giống như Scrum và các phương pháp khác, Kanban không có vai trò hoặc cột mốc chính thức nào. Các nhóm có thể duy trì hệ thống phân cấp hiện có của họ hoặc cấp cho mọi người nhiều quyền tự chủ hơn cho mỗi dự án.

Kanban được biết đến với hệ thống phân công công việc “kéo”. Các thành viên trong nhóm chỉ thực hiện hoặc “kéo” các nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm sau khi hoàn thành một mục trước đó. Hệ thống này tương phản với hệ thống “thúc đẩy” yêu cầu người quản lý ra lệnh cho các nhiệm vụ bất kể các hạng mục đang thực hiện.

Sau khi hoàn thành một số công việc, bạn sẽ cùng với nhân viên và khách hàng đưa ra phản hồi. Sau khi nhóm của bạn hoàn thành cuộc trò chuyện thẳng thắn này, bạn sẽ làm việc để cải thiện trước một cuộc họp cộng tác khác. Chu kỳ này được gọi là “vòng phản hồi”.

4. Khi nào nên dùng Kanban?

Không có gì ngạc nhiên khi các nhóm có nhiều người học trực quan là những đối tượng phù hợp lý tưởng cho Kanban. Và nếu nhóm của bạn lấy từ một nhóm các nhiệm vụ chưa được giao, chẳng hạn như cách một nhóm CNTT lấy từ một nhóm yêu cầu, thì Kanban có thể phù hợp.

Nhưng bạn cũng sẽ cần một đội ngũ đầy cởi mở và sáng tạo. Đó là bởi vì phương pháp này dựa trên các vòng phản hồi, nghĩa là các kế hoạch có thể thay đổi nhanh chóng để đáp lại cảm xúc của mọi người.

Các thành viên trong nhóm Kanban cũng phải có sự tin tưởng và ăn ý với nhau. Không có vai trò nghiêm ngặt được xác định trước để kiểm tra và cân bằng. Kết quả là, người lao động phải tự cảnh sát với nhau.

Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng khác của một nhóm Kanban thành công:

Tiếp thu những lời chỉ trích mang tính xây dựng: Các vòng phản hồi, được gọi là “nhịp điệu”, là một phần của Kanban. Thảo luận trung thực và cải thiện là rất quan trọng để thành công.
Tư duy cởi mở: Kanban phát triển mạnh nhờ các giải pháp vượt trội. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc được xác định trước là không tương thích.
Thời hạn thoải mái: Phương pháp này khuyến khích điều tiết công việc hơn là quá tải. Do đó, các dự án có thể mất nhiều thời gian hơn.
Chất lượng hơn số lượng: Quan điểm lỏng lẻo của Kanban về thời gian ủng hộ các nhiệm vụ sáng tạo, có kết thúc mở thay vì những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, theo thói quen.
Quy trình làm việc suôn sẻ, trơn tru: Kể từ khi Kanban ra đời vào những năm 1940, Kanban luôn tập trung vào việc tăng hiệu quả và giảm lãng phí. Các nhóm rời rạc, quy trình phức tạp và băng đỏ quá mức không tương thích với nhau.

Tóm lại, Kanban nhấn mạnh sự đơn giản, hiệu quả và thích ứng liên tục với phản hồi.

5. Kanban không thích hợp khi nào?

Nếu bạn phải tuân thủ các nguyên tắc cứng nhắc, thì Kanban sẽ không thành công. Việc không đủ tiêu chuẩn này là do nhu cầu của phương pháp đối với các giải pháp sáng tạo và các ưu tiên luôn thay đổi. Do đó, nếu chỉ có một cách duy nhất để tiếp cận công việc, hãy xem xét một chiến lược quản lý dự án khác.

Nhu cầu linh hoạt này có nghĩa là nhiều ngành sẽ không đủ điều kiện. Ví dụ, các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe theo các hướng dẫn nghiêm ngặt của HIPAA không phải là ứng cử viên Kanban lý tưởng.

Hơn nữa, các doanh nghiệp hoạt động theo thời hạn chặt chẽ cũng không phải là lý tưởng. Như đã đề cập ở trên, các nhiệm vụ công việc sử dụng hệ thống kéo giới hạn các nhiệm vụ đang thực hiện. Vì vậy, nếu bạn thường xuyên cần nhóm của mình nhân đôi thời gian, thì Kanban không dành cho bạn.

Nếu nhóm của bạn có rất nhiều người học trực quan khao khát quyền tự chủ, thì Kanban là một lựa chọn tuyệt vời. Hãy nhớ rằng, bạn sẽ cần liên tục minh họa công việc thông qua bảng Kanban. Ngoài ra, bạn phải cảm thấy thoải mái khi không có các vai trò và lịch họp nghiêm ngặt, Kanban cũng không bắt buộc.

Cuối cùng, cách tiếp cận tương đối khoan dung của Kanban không dành cho tất cả mọi người. Hãy xem xét rằng nhiều người đang sử dụng Scrum chuyển sang Scrumban như một cách dễ dàng để áp dụng một số nguyên tắc Kanban. Vì vậy, nếu bạn chưa sẵn sàng để giải quyết Kanban đầy đủ, hãy xem xét tùy chọn kết hợp này.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ, TỰ ĐỘNG HÓA LÀ GÌ?

Quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ và rõ ràng. Việc tự động hóa quy trình, nhờ vào công nghệ hiện đại và AI, giúp giảm khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hiệu suất. Lợi ích của tự động hóa bao gồm tăng năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao khả năng quản lý dữ liệu. Tương lai của tự động hóa hứa hẹn sẽ tạo ra bước tiến mới, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thích nghi nhanh hơn với sự thay đổi của thị trường.
API LÀ GÌ? KHÁM PHÁ CẦU NỐI GIỮA CÁC ỨNG DỤNG

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và ứng dụng thực tế của API trong công nghệ hiện đại.
Phân tích dự báo trong ngành Bán lẻ : 7 Use Cases

Bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về vai trò quan trọng của phân tích dự báo trong ngành bán lẻ. Doanh nghiệp bán lẻ có thể vận dụng phân tích dự báo để đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao khả năng cạnh tranh và gặt hái thành công trong thị trường đầy biến động như hiện nay.
Sử dụng AI để phát huy sức mạnh của Business Analysis

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang mang đến một cuộc cách mạng cho lĩnh vực Business Analysis, giúp cho các Business Analyst tiết kiệm thời gian, công sức và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Bên cạnh đó, AI còn giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đưa ra những bước đột phá trong đổi mới.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +