May 02, 2025

QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ, TỰ ĐỘNG HÓA LÀ GÌ?

Ngày nay việc quản lý 1 quy trình hiệu quả, đặc biệt là quy trình nghiệp vụ luôn là một trong các yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả. Khi có quy trình, mọi việc sẽ được suôn sẻ và trơn tru hơn. Từ đó cũng giúp doanh nghiệp hoàn thành tốt hơn các sản phẩm, dịch vụ của mình hoặc đơn giản hơn là giúp cho việc điều hành tổ chức được rõ ràng hơn.

Vậy thì quy trình nghiệp vụ là gì? Liệu quy trình này trong tương lai có thay đổi gì không trước sự phát triển của công nghệ AI như hiện nay? Trong bài viết này BAC sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật các nghi vấn nhé.

1. Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình công việc là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và các hệ thống tiên tiến nhằm thay thế con người trong việc thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại. Không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, tự động hóa còn mang lại hiệu quả vượt trội trong việc tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất tổng thể.

Ví dụ, trong lĩnh vực sản xuất, các dây chuyền tự động với robot công nghiệp có thể lắp ráp hàng nghìn sản phẩm mỗi giờ, nhanh chóng và chính xác hơn nhiều so với việc thực hiện bằng tay. Hay trong ngành dịch vụ khách hàng, việc sử dụng chatbot tự động có khả năng phản hồi nhanh chóng và chính xác giúp doanh nghiệp xử lý hàng trăm yêu cầu từ khách hàng cùng lúc, nâng cao chất lượng trải nghiệm và tiết kiệm chi phí nhân lực.

Nhờ áp dụng tự động hóa, các tổ chức không chỉ cải thiện hiệu quả công việc mà còn tạo ra bước tiến lớn trong việc quản lý và phát triển bền vững.

2. Lợi ích của việc tự động hóa quy trình

Hình: Lợi ích khi tự động hóa quy trình

2.1. Tối giản chi phí

Tự động hóa quy trình doanh nghiệp giảm đi sự phụ thuộc vào nhân công và tiết kiệm chi phí nhân lực. Không cần nhiều người thực hiện các tác vụ thủ công, tổ chức có thể giảm đáng kể chi phí liên quan đến lương và các chi phí phát sinh khác như bảo hiểm và phúc lợi nhân viên.

2.2. Cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên

Nhân viên được giải phóng khỏi những công việc đơn điệu và lặp đi lặp lại, từ đó họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi tư duy sáng tạo và kỹ năng đặc biệt. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

2.3. Giảm thiểu thời gian từ tác vụ thủ công

Tự động hóa tăng tốc quy trình doanh nghiệp. Công việc được hoàn thành nhanh hơn, giúp giảm thời gian chờ đợi và đáp ứng nhanh hơn các yêu cầu từ khách hàng hoặc đối tác. Đồng thời, nó cũng gián tiếp gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.

2.4. Giúp dễ dàng kết nối

Tự động hóa giúp kết nối và tích hợp các hệ thống và ứng dụng khác nhau một cách dễ dàng hơn. Tích hợp thông tin từ nhiều nguồn trở nên đơn giản, giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan và quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn.

2.5. Quản lý tài liệu và dữ liệu đơn giản

Tự động hóa quy trình đảm bảo việc quản lý tài liệu và dữ liệu được thực hiện một cách đơn giản và hiệu quả. Các hệ thống tự động hóa thường tự động lưu trữ và đánh index dữ liệu, giúp tránh mất mát thông tin và tối ưu hóa việc truy xuất dữ liệu.

2.6. Khả năng hiển thị và tính minh bạch

Tự động hóa cho phép theo dõi và ghi nhật ký mọi hoạt động trong quy trình doanh nghiệp. Điều này tạo điều kiện cho tính minh bạch và dễ dàng xác định các vấn đề hoặc cải tiến quy trình.

2.7. Tiêu chuẩn hóa quy trình và tuân thủ

Tự động hóa giúp xây dựng và duy trì tiêu chuẩn quy trình, đảm bảo rằng tất cả các công việc được thực hiện theo cách đồng nhất và tuân thủ các quy định nội bộ cũng như quy định từ cơ quan quản lý.

2.8. Cải thiện quá trình hỗ trợ khách hàng

Tự động hóa quy trình hỗ trợ khách hàng giúp tăng tốc quá trình giải quyết thắc mắc, cung cấp thông tin cho khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này nâng cao trải nghiệm của khách hàng và sự hài lòng của họ, giúp tạo sự trung thành và phát triển kinh doanh.

3. Các dạng quản lý quy trình doanh nghiệp

Hình: Các dạng quản lý quy trình doanh nghiệp

3.1. BPM tích hợp

Loại hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp này xử lý các quy trình đa dạng (ví dụ: HRMS, CRM, ERP) mà không có nhiều sự tham gia của con người. Các hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp tích hợp có các trình kết nối và giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interface - API) mở rộng có thể tạo các quy trình nhanh chóng.

3.2. BPM lấy con người làm trung tâm

BPM lấy con người làm trung tâm dành cho những quá trình chủ yếu được thực hiện bởi con người. Dạng BPM này thường có rất nhiều các nhu cầu phê duyệt, công việc được thực hiện bởi nhiều cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và theo dõi nhanh.

3.3. BPM lấy tài liệu làm trung tâm

Các giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp này được sử dụng khi một tài liệu (ví dụ: hợp đồng hoặc thỏa thuận) là trung tâm của quy trình. Chúng cho phép định tuyến, định dạng, xác minh và nhận tài liệu được ký khi các tác vụ diễn ra trong suốt quá trình

Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp sẽ có thể kết hợp các yếu tố của từng yếu tố này, nhưng mỗi hệ thống thường sẽ có theo một chuyên ngành cụ thể.

4. Tự động hóa trong tương lai

Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, đặc biệt là sự ra đời và ứng dụng của trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình công việc ngày càng có vai trò quan trọng đối với quản lý doanh nghiệp. Tương lai của tự động hóa hứa hẹn sẽ mở ra những bước tiến mới, mang đến nhiều tiện ích và đột phá trong các quy trình nghiệp vụ.

Hình: Ví dụ Tự động hóa trong tương lai

Ví dụ, các hệ thống AI có khả năng học hỏi và thích nghi liên tục sẽ tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp phân tích và sử dụng thông tin một cách hiệu quả hơn. Trong ngành tài chính, AI có thể tự động phát hiện các giao dịch bất thường, cải thiện độ chính xác và bảo mật trong hệ thống. Đối với lĩnh vực chăm sóc khách hàng, các trợ lý ảo thông minh không chỉ giải quyết yêu cầu cơ bản mà còn có khả năng dự đoán nhu cầu của khách hàng để đưa ra giải pháp phù hợp.

Không chỉ dừng lại ở việc tăng năng suất, tự động hóa tương lai còn hướng tới sự kết nối liền mạch giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ quản lý tài liệu đến phân phối nguồn lực. Hệ thống tích hợp sâu giữa các nền tảng (như ERP và CRM) sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhanh chóng trước thay đổi của thị trường.

Tự động hóa trong tương lai không chỉ giúp giảm thiểu các công việc thủ công mà còn tạo nên môi trường làm việc hiện đại hơn, nơi con người có thể tập trung vào những nhiệm vụ mang tính sáng tạo và chiến lược hơn. Đây chính là nền tảng để các doanh nghiệp phát triển bền vững và đổi mới trong kỷ nguyên số.

Nguồn: Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

API LÀ GÌ? KHÁM PHÁ CẦU NỐI GIỮA CÁC ỨNG DỤNG

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và ứng dụng thực tế của API trong công nghệ hiện đại.
Phân tích dự báo trong ngành Bán lẻ : 7 Use Cases

Bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về vai trò quan trọng của phân tích dự báo trong ngành bán lẻ. Doanh nghiệp bán lẻ có thể vận dụng phân tích dự báo để đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao khả năng cạnh tranh và gặt hái thành công trong thị trường đầy biến động như hiện nay.
Sử dụng AI để phát huy sức mạnh của Business Analysis

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang mang đến một cuộc cách mạng cho lĩnh vực Business Analysis, giúp cho các Business Analyst tiết kiệm thời gian, công sức và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Bên cạnh đó, AI còn giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đưa ra những bước đột phá trong đổi mới.
Sức mạnh của wireframes trong công việc Business Analyst (BA)

Wireframe là một công cụ hữu ích giúp BA trực quan hóa các màn hình giao diện người dùng. Bài viết sau, cùng BAC tìm hiểu về sức mạnh của wireframes trong công việc Business Analyst (BA) và cách sử dụng wireframes để nâng cao hiệu suất công việc nhé.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +