May 30, 2023

Cách thức loại bỏ tình trạng "Tê liệt phân tích" khỏi phiên làm việc nhóm

Đối với nhiều nhóm, việc lập kế hoạch cẩn thận và kiểm tra dựa trên dữ liệu về những thách thức mà họ gặp phải là điều vô cùng quan trọng để thành công. Có sức mạnh trong thông tin và phân tích, nhưng tiềm năng của chúng có thể là con dao hai lưỡi, đặc biệt nếu bạn là người dễ bị tê liệt phân tích (Analysis Paralysis).

Hiện tượng này là một dạng quá tải thông tin khi nhóm bắt đầu phân tích quá mức dữ liệu và suy nghĩ quá nhiều về các giải pháp cho vấn đề của họ. Trong sự không chắc chắn, cuối cùng bạn sẽ không quyết định gì cả và việc không hành động đó có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực không lường trước được.

Nhóm của bạn sẽ cần cảnh giác với trở ngại tiềm ẩn này và phát triển các biện pháp đối phó với nó. Các mẹo BAC liệt kê sau đây sẽ hướng dẫn nhận biết tình trạng tê liệt trong phân tích, cùng với các ý tưởng để hạn chế tiềm năng tiêu cực của nó trong công việc.

Hiểu cách Analysis Paralysis hoạt động

Khoa học đằng sau tình trạng tê liệt trong phân tích rất thú vị và cung cấp thông tin chuyên sâu giúp bạn nhận ra khi nó xảy ra trong nhóm làm việc của mình.

Đầu tiên, bạn cần hiểu rằng hầu hết mọi người đưa ra quyết định theo một trong hai cách. Họ sẽ chọn tùy chọn tức thời nhất để giải quyết hầu hết các nhu cầu của mình hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế để tối đa hóa hiệu quả của giải pháp.

Quá trình hành động thứ hai là cố gắng tìm kiếm nhiều lựa chọn thay thế quan trọng hơn và nhiều dữ liệu hơn để đạt được kết luận tối ưu, thường dẫn đến hai tác động ngoài ý muốn sau:

Quá tải lựa chọn: Bạn càng có nhiều thông tin, càng khó xử lý tất cả. Ngay cả khi bạn có công nghệ chuyên dụng bên mình, bộ não con người chỉ có khả năng nhất định, và do đó, lượng dữ liệu dồi dào sẽ trở thành vật bất ly thân của bạn. Bạn thậm chí có thể không có khả năng đưa ra giả thuyết về các giải pháp tiềm năng vì bạn không thể sắp xếp ổn thỏa trong một đống hỗn độn các chi tiết mà bạn đã lắp ráp.
Nghịch lý của sự lựa chọn: Bằng cách tăng số lượng các giải pháp tiềm năng mà bạn có cho một vấn đề, bạn có thể nghĩ rằng mình đang hướng tới kết quả tốt hơn, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Quá nhiều lựa chọn cũng có thể dẫn đến quá nhiều áp lực trong việc đưa ra quyết định cuối cùng. Khi sự căng thẳng của việc đưa ra quyết định đúng đắn trở nên quá lớn đối với bạn, bạn sẽ bị đóng băng khi đối mặt với các lựa chọn của mình, bỏ mặc các dự án quan trọng trong tình trạng lấp lửng.

Đây là những trở ngại phổ biến mà nhiều nhà phân tích nghiệp vụ phải đối mặt, bao gồm cả tình trạng tê liệt trong phân tích, điều này có thể gây cản trở cho nhóm làm việc. Bạn sẽ không thể tiếp tục các nhiệm vụ thiết yếu và nhìn chung, tình trạng tê liệt phân tích sẽ làm suy giảm năng lượng tinh thần và khả năng sáng tạo của nhóm.

Tuy nhiên rất may mắn là có những cách thức giải quyết rõ ràng để tránh hậu quả tiêu cực của vấn đề này.

Chiến đấu chống lại Analysis Paralysis

Vì vậy, với tư cách là một nhóm, làm thế nào bạn có thể tránh được cạm bẫy này? Một trong những thay đổi sâu sắc nhất mà bạn có thể thực hiện là bắt đầu giải quyết các vấn đề của mình bằng tư duy lặp đi lặp lại. Nếu bạn chưa quen với cách tiếp cận này, thì khái niệm cơ bản sẽ giống như sau:

Bản năng của nhóm bạn là cố gắng nghĩ ra giải pháp hoàn hảo cho một thách thức hoặc một sản phẩm lý tưởng để bán cho khách hàng ngay từ đầu.
Bạn hiểu rằng điều này là phản tác dụng, vì nó có thể không dẫn đến giải pháp nào do quá tải thông tin và tê liệt phân tích.
Vì vậy, thay vì tập trung vào việc làm cho mọi thứ trở nên hoàn hảo, bạn bắt đầu bằng cách tiếp cận một giải pháp "đủ tốt", sau đó sử dụng phản hồi và dữ liệu mới để thay đổi cách tiếp cận của mình theo thời gian với các lần lặp lại tiếp theo.
Giải pháp "đủ tốt" đó có thể không hoàn hảo, nhưng đó là điều bạn có thể hoàn thành nhanh chóng để tránh bị mắc kẹt (trong phát triển phần mềm, điều này thường được gọi là sản phẩm khả thi tối thiểu - minimum viable product).

Các kỹ thuật bổ sung sẽ giúp khắc phục tình trạng tê liệt phân tích ngay từ đầu bao gồm:

Đặt thời hạn cho việc đưa ra các quyết định quan trọng: Nếu nhóm quyết định chung rằng một số quyết định nhất định phải được đưa ra vào một thời điểm nhất định, thì sẽ dễ dàng hơn để quy trách nhiệm cho nhóm về việc tạo ra và bám sát giải pháp. Nếu cần, hãy chỉ định một người thân thiết với nhóm làm thẩm phán, người có thể lắng nghe các lựa chọn tiềm năng và đưa ra kết luận một cách khách quan mà tất cả các bạn sẽ đồng ý tuân theo.
Giới hạn thông tin của bạn: Bất kể chủ đề là gì, có một lượng dữ liệu gần như vô hạn mà bạn có thể thu thập và sau đó cố gắng phân tích. Tuy nhiên, hãy chống lại sự cám dỗ và thay vào đó giới hạn lượng thông tin bạn đang sử dụng và dựa vào đó quyết định để bạn không bị choáng ngợp.
Ghi nhớ mục tiêu của bạn: Trong một số trường hợp, tình trạng tê liệt có thể đến từ việc nhóm của bạn đã đánh mất mục tiêu cuối cùng của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn ghi nhớ những gì một giải pháp phải đạt được để bạn không bị lạc trong những điều sai trái.

Cuối cùng, nếu bạn đang thắc mắc làm thế nào yếu tố làm việc từ xa lại ảnh hưởng đến việc đối phó với tình trạng tê liệt phân tích, hãy hiểu rằng mặc dù chúng khiến mọi thứ trở nên khó khăn hơn, nhưng đó vẫn là một trở ngại có thể vượt qua. Chẳng hạn, giới thiệu các phương pháp tiếp cận tổ chức mới cho việc lập kế hoạch chiến lược của bạn có thể giúp giữ cho nhóm thống nhất với nhau và giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru thông qua tính năng hiện diện từ xa.

Tổng kết

Tình trạng tê liệt trong phân tích xảy ra khi nhóm của bạn bị quá tải bởi dữ liệu và các lựa chọn thay thế, khiến bạn không thể đưa ra quyết định và ngừng tiến độ của mình. Đó là nguyên nhân chính gây ra sự chậm trễ trong các dự án đang làm việc và làm cạn kiệt sức mạnh tinh thần của các nhóm làm việc bình thường, nhưng điều đó hoàn toàn có thể phòng tránh được.

Giữ cho tình trạng tê liệt trong phân tích không làm trì hoãn nhóm của bạn bằng cách hạn chế lượng dữ liệu bạn sử dụng trong quá trình ra quyết định, đặt thời hạn hoàn thành nghiêm ngặt, theo sát mục tiêu của bạn và học cách sử dụng phương pháp lặp đi lặp lại để giải quyết vấn đề. Đừng quên truy cập BAC's Blog để xem thêm nhiều bài viết ấn tượng nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.businessanalystlearnings.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ, TỰ ĐỘNG HÓA LÀ GÌ?

Quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ và rõ ràng. Việc tự động hóa quy trình, nhờ vào công nghệ hiện đại và AI, giúp giảm khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hiệu suất. Lợi ích của tự động hóa bao gồm tăng năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao khả năng quản lý dữ liệu. Tương lai của tự động hóa hứa hẹn sẽ tạo ra bước tiến mới, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thích nghi nhanh hơn với sự thay đổi của thị trường.
API LÀ GÌ? KHÁM PHÁ CẦU NỐI GIỮA CÁC ỨNG DỤNG

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và ứng dụng thực tế của API trong công nghệ hiện đại.
Phân tích dự báo trong ngành Bán lẻ : 7 Use Cases

Bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về vai trò quan trọng của phân tích dự báo trong ngành bán lẻ. Doanh nghiệp bán lẻ có thể vận dụng phân tích dự báo để đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao khả năng cạnh tranh và gặt hái thành công trong thị trường đầy biến động như hiện nay.
Sử dụng AI để phát huy sức mạnh của Business Analysis

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang mang đến một cuộc cách mạng cho lĩnh vực Business Analysis, giúp cho các Business Analyst tiết kiệm thời gian, công sức và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Bên cạnh đó, AI còn giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đưa ra những bước đột phá trong đổi mới.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +