Jun 14, 2021

BA và PO phối hợp trong dự án

Tiếp tục bài viết trước đó về vai trò của BA và PO, BAC đã thực hiện tiếp phần 2 mang tên “BA và PO phối hợp trong dự án”. Tại bài viết này, BAC sẽ chỉ ra các công việc mà BA và PO có thể cùng nhau thực hiện. Đồng thời, mô tả các mô hình làm việc mà bạn có thể áp dụng trong dự án của mình.

1. Các công việc mà BA và PO có thể cùng nhau thực hiện

Xác định vấn đề,
Xác định nhu cầu khách hàng có hợp lý không,
Xác định các mức độ ưu tiên,
Xác định giải pháp tốt nhất,
Xác thực nhu cầu đã được đáp ứng,
Đưa ra quyết định,
Xác định ngữ cảnh, ...

Để có thể hoàn thành dự án, đưa ra những giải pháp tốt nhất cho tất cả các bên, thì trên là những công việc mà BA và PO có thể cùng nhau ngồi lại, bàn bạc và thực hiện. Câu hỏi đặt ra là: Tại sao BA và PO có thể cùng nhau phối hợp những công việc trên và điều này có trùng lặp nhau hay không? Liệu dự án nào cũng có yêu cầu đầy đủ sự có mặt của 02 vai trò này?

Hầu hết các dự án liên quan đến phần mềm đều có 3 khía cạnh: chuyên môn về chủ đề, yêu cầu phần mềm và thiết kế, và cách thức triển khai giải pháp. Vậy nên, PO là người có kiến thức về vấn đề, doanh nghiệp hơn BA, còn BA sẽ có kiến thức về các yêu cầu (requirements) và kinh nghiệm đưa ra cách giải quyết. Các vấn đề và cách giải quyển trong thời đại chuyển đổi số hiện nay khá phức tạp. Nó đòi hỏi khá nhiều về việc lắng nghe quan điểm, đóng góp từ phía khách hàng đến với các khía cạnh kỹ thuật để tìm ra cách phát triển các dự án phù hợp. Vậy nên sẽ rất lý tưởng khi BA và PO phối hợp cùng nhau. Ngoài ra, khi 2 vai trò này cùng nhau hợp tác, họ có thể cân bằng và giảm tối đa các khoảng cách giữa các yêu cầu. BA sẽ đảm bảo về các câu hỏi cần thiết nên hỏi và PO sẽ cung cấp câu trả lời, cũng như quyết định cần thiết cho cả dự án.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bất cứ dự án nào cũng yêu cầu có sự tham gia đầy đủ của 2 vai trò này.

2. Vị trí thường gặp của PO và BA trong các nhóm trong dự án:

Trong các dự án truyền thống, chúng ta thường thấy BA sẽ nhận yêu cầu từ PO hoặc PM (Project Manager), đề xuất và chốt giải pháp, sau đó sẽ chuyển yêu cầu đến đội ngũ kỹ thuật. Tuy nhiên, đây là cách tiếp cận truyền thống và không đạt hiệu quả cao, đặc biệt là trong mô hình Agile. Vậy thì, chúng ta nên xây dựng vị trí của BA và PO trong các nhóm dự án như thế nào để đạt hiệu quả và kết quả tốt đẹp cho dự án?

2.1 PO như là cầu nối

Đây chính là một mẫu vai trò điển hình của người PO. PO thường được xem như là cầu nối giữa doanh nghiệp với đội ngũ phát triển. Điều này được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ “PO với tư cách là cầu nối” bên dưới.

Như chúng ta thường gặp, PO được xem là một cầu nối trực tiếp và tận tâm giữa doanh nghiệp và đội ngũ phát triển. Khi vai trò này được thực hiện đúng cách sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý các backlog hiệu quả, thậm chí vượt ngoài mong đợi.

2.2 BA như người trung gian với PO

Một tình huống mà chúng ta cần tránh đó là BA đóng vai trò như người trung gian giữa doanh nghiệp và đội ngũ phát triển, như hình bên dưới:

Sự kết nối và truyền thông tin giữa doanh nghiệp và đội ngũ phát triển có thể bị thu hẹp khi chỉ thông qua trực tiếp người BA. Nhìn về mặt tích cực: BA đóng vai trò là là người biên - phiên dịch giữa doanh nghiệp và nhóm kỹ thuật (hoặc ngược lại). Họ được đào tạo về kỹ năng quản lý các yêu cầu và kết hợp các công cụ phần mềm liên quan. Tuy nhiên, một trong những nguyên tắc được đề cập đến ở “Agile Manifesto” đó là “Business people and developers must work together daily throughout the project.” - tạm dịch: "Doanh nghiệp và nhà phát triển phải làm việc cùng nhau mỗi ngày trong suốt dự án”. Lý do của nguyên tắc này là gì? Đó là vì sự đa dạng của các yêu cầu, các vấn đề ưu tiên giải quyết của doanh nghiệp sẽ được phát sinh trong quá trình tương tác hàng ngày. Một người BA được thêm vào sẽ giống một tấm màn lọc, làm giảm luồng thông tin đến với nhóm kỹ thuật, cũng như làm loãng các tin nhắn trong quá trình truyền đạt thông tin và thực hiện sản phẩm.

2.3 BA như người PO được uỷ quyền

Trong trường hợp vị trí PO không có ai nắm, hoặc khá rời rạc. Lúc này, BA được chỉ định vào vai trò của PO. Vấn đề ở đây là trong khi một BA có thể giỏi trong việc quản lý backlog nhưng đấy không phải là một sự bổ sung đầy đủ, vượt ngoài lợi ích của Backlog như đã đề cập ở trên. Điều này bao gồm:

Người giới thiệu nội bộ công ty đến với các bên liên quan khác
Cổng liên kết đến với các nguồn tài trợ khác
Doanh nghiệp thường "bào chữa" cho các vấn đề của dự án.

Và đôi khi, có thể cũng là những thách thức về quyền hạn trong nhóm. Các thành viên trong đội ngũ phát triển thường hiếm khi đặt câu hỏi hoặc ngó lơ những nghiệp vụ ưu tiên từ phía PO (đại diện cho doanh nghiệp), nhưng điều này có thể xảy ra khi BA đóng vai trò của PO, dẫn đến xích mích trong các nhóm.

2.4 Một giải pháp tốt hơn: “BA với tư cách là Người hỗ trợ PO”

Khi BA đóng vai trò hỗ trợ PO, nhưng không phải là người trung gian, BA có thể giúp đỡ trong các công việc như: chia nhỏ các câu chuyện, đảm bảo các quy tắc kinh doanh được chỉ ra. Họ còn có thể hỗ trợ đảm bảo các nguyên tắc nghiệp vụ, yêu cầu về giao diện, yêu cầu phi chức năng được đáp ứng. BA cũng có thể tạm thời đại diện để trả lời các câu hỏi từ nhóm phát triển khi PO không có mặt, nhưng luôn hiểu rằng PO có quyền tối cao.

Tóm lại, một BA tốt cũng có thể giúp PO tăng tốc việc nghiên cứu các hoạt động quản lý backlog và các công cụ bằng cách huấn luyện họ. Tuy nhiên, khi vai trò BA và PO có trùng trùng nhau, điều này không có nghĩa là vai trò này giống nhau và có thể thay thế cho nhau. Về mặt lý thuyết, thật lý tưởng khi nhóm dự án tìm được cả người PO và BA giàu kỹ năng và cá tính. Nếu không được như mong muốn, nhóm dự án vẫn có thể tìm một người PO tạm, được thay thế bởi BA với vai trò hỗ trợ. Đó là một sự thật tuyệt vời về con người và dự án, vượt ngoài những ý nghĩa cơ bản trong việc xác định điều gì là tốt nhất hoặc hậu quả của việc thay đổi này là gì? Đối với môi trường Agile, chúng ta có thể nhanh chóng đánh giá được các thử nghiệm và thay đổi này có hiệu quả như thế nào.

Hy vọng bài viết cũng như các biểu đồ trên sẽ cung cấp thông tin cho bạn trong việc trò chuyện với các bên liên quan và quyết định dùng người tốt nhất dựa trên các đặc điểm của tổ chức và dự án. Từ đó, bạn có thể kiểm thử các vai trò, điều chỉnh phương pháp tiếp cận phù hợp dựa trên những các quả thu được.

Bên cạnh đó, bạn có thể tìm đọc các bài viết hữu ích khác tại Blog của BAC, cũng như tham khảo thêm các khóa học về BA và PO hiện có tại BAC nhé:

Nguồn tham khảo:

https://leadinganswers.typepad.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ, TỰ ĐỘNG HÓA LÀ GÌ?

Quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ và rõ ràng. Việc tự động hóa quy trình, nhờ vào công nghệ hiện đại và AI, giúp giảm khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hiệu suất. Lợi ích của tự động hóa bao gồm tăng năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao khả năng quản lý dữ liệu. Tương lai của tự động hóa hứa hẹn sẽ tạo ra bước tiến mới, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thích nghi nhanh hơn với sự thay đổi của thị trường.
API LÀ GÌ? KHÁM PHÁ CẦU NỐI GIỮA CÁC ỨNG DỤNG

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và ứng dụng thực tế của API trong công nghệ hiện đại.
Phân tích dự báo trong ngành Bán lẻ : 7 Use Cases

Bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về vai trò quan trọng của phân tích dự báo trong ngành bán lẻ. Doanh nghiệp bán lẻ có thể vận dụng phân tích dự báo để đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao khả năng cạnh tranh và gặt hái thành công trong thị trường đầy biến động như hiện nay.
Sử dụng AI để phát huy sức mạnh của Business Analysis

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang mang đến một cuộc cách mạng cho lĩnh vực Business Analysis, giúp cho các Business Analyst tiết kiệm thời gian, công sức và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Bên cạnh đó, AI còn giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đưa ra những bước đột phá trong đổi mới.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +