Apr 25, 2022

4 mẹo quản lý các vấn đề về yêu cầu cho các Business Analyst

Việc quản lý các vấn đề tự nhiên xuất hiện như một phần của quy trình yêu cầu sẽ ngăn chặn sự căng thẳng không cần thiết và cho phép toàn bộ nhóm tập trung vào làm việc thông qua các yêu cầu quan trọng nhất trước tiên. Bằng cách giao tiếp có phương pháp về các vấn đề mới, bạn đang giải quyết các vấn đề và khi vấn đề được giải quyết, bạn sẽ có thể chủ động quản lý các vấn đề xuất hiện tự nhiên trong quá trình yêu cầu theo cách chuyên nghiệp.

Dưới đây là bản đồ trực quan nhanh mà bạn có thể sử dụng để ghi nhớ những thông tin liên lạc cần gửi về các vấn đề nảy sinh trong dự án của mình. Bạn có thể tải tệp PDF tại đây.

1. Xác định vấn đề

Khi bạn xác định một vấn đề mới của dự án, bạn có thể sử dụng email để gửi mô tả rõ ràng về vấn đề, tác động tiềm ẩn và các bước bạn đang thực hiện để giải quyết vấn đề đó. Bằng cách giao tiếp sớm, bạn có thể đối mặt với vấn đề và định hình nó, có khả năng theo một cách tích cực hơn so với những người khác.

Hơn thế nữa, bạn cũng đang chứng minh rằng bạn đã nắm quyền sở hữu trong việc ưu tiên quá trình giải quyết. Bạn có thể áp dụng cách tiếp cận tương tự khi người khác nêu vấn đề mới qua email. Các chuỗi email này có thể hơi lộn xộn. Bằng cách trả lời và nắm quyền sở hữu vấn đề, bạn sẽ tránh được sự căng thẳng không cần thiết.

2. Giải quyết vấn đề

Nhiều khả năng công việc bạn làm để giải quyết vấn đề sẽ không diễn ra qua email. Bạn sẽ tạo điều kiện cho các cuộc họp, phân tích các tùy chọn và thực hiện nghiên cứu. Tuy nhiên, email là một công cụ giao tiếp quan trọng để giữ cho các bên liên quan luôn cập nhật. Nếu vấn đề có thể nhìn thấy, có thể cần phải cập nhật các bên liên quan chính khi bạn chuyển qua quá trình giải quyết với nhiều thông tin hơn và các bước tiếp theo.

Hơn thế nữa, ngay cả khi bạn đang sử dụng các phương pháp cộng tác ảo hoặc trực tiếp để giải quyết vấn đề, một thành viên trong nhóm có thể cố gắng giải quyết tất cả hoặc một phần của vấn đề qua email. Khi một vài email không thành công trong việc kết thúc mọi việc, bạn sẽ muốn ngăn chặn việc làm mất tập trung của mọi người bằng cách gửi email cho mọi người biết bạn sẽ tổ chức một cuộc họp để cộng tác về chủ đề hiện tại.

3. Thông báo về một vấn đề đã được giải quyết

Cuối cùng, khi vấn đề được giải quyết, bạn sẽ muốn thông báo kết quả cuối cùng cho tất cả các bên liên quan quan tâm. Một cách để nâng cao bản thân và kiểm soát nhiều hơn quy trình yêu cầu là đưa ra nhiều quyết định và khuyến nghị hơn khi nói đến cách giải quyết vấn đề.

Ví dụ: thay vì gửi email có ba tùy chọn và yêu cầu nhà tài trợ chọn một, hãy gửi email tóm tắt ngắn gọn về ba tùy chọn mà nhóm của bạn đã xem xét, đề xuất một tùy chọn và chỉ tìm kiếm ý kiến đóng góp nếu nhà tài trợ không đồng ý với quyết định đó.

Trong trường hợp khác, có thể chỉ có một giải pháp khả thi và trong trường hợp này, bạn chỉ cần thông báo những gì đang được thực hiện để giải quyết vấn đề.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể xác định và giải quyết một vấn đề nhỏ hơn trong quá trình làm việc của mình nhưng cần thận trọng khi chia sẻ quy trình quyết định với một nhóm rộng hơn.

Ví dụ: nếu bạn xác định một thay đổi yêu cầu có tác động nhỏ và có thể xác nhận với nhà phát triển rằng nó có thể được kết hợp mà không bị chậm trễ lịch trình, bạn có thể chọn chuyển ngay sang giai đoạn cuối cùng của quy trình bằng cách gửi thông báo.

4. Tóm tắt nhanh

Dự kiến sẽ có một loạt các vấn đề mới và đã được giải quyết như một phần của quy trình yêu cầu. Các Business Analyst chuyên nghiệp nắm quyền sở hữu các vấn đề, công việc đang được thực hiện để giải quyết chúng và quá trình ra quyết định để đảm bảo rằng các vấn đề không trở nên phiền nhiễu.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các nội dung mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

3 tip hay để BA tổ chức các cuộc họp meeting online hiệu quả

Để cuộc họp trở mang lại kết quả tốt, BA cần luyện tập và áp dụng một số kỹ năng nhất định. Trong bài viết này, BAC sẽ lý giải nguyên nhân tại sao các cuộc họp ảo có thể trở thành cơ hội lớn cho BA và bật mí 3 tip hay để BA tổ chức các cuộc họp meeting online hiệu quả hơn
7 bí quyết của Business Analyst chuyên nghiệp

Thực tế những người BA giỏi không chỉ có nền tảng phân tích nghiệp vụ vững chắc, mà còn sở hữu nhiều bí mật khác để thành công trong vai trò của mình. Trong bài viết này, cùng BAC khám phá 7 bí quyết của Business Analyst chuyên nghiệp nhé.
Kỹ năng giải quyết vấn đề cho Business Analyst

Là một nhà phân tích kinh doanh, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau và sẽ cần đưa ra các giải pháp sáng tạo để giải quyết chúng. Đây cũng chính là chủ đề của bài viết này, kỹ năng giải quyết vấn đề dành cho Business Analyst.
Cách chọn phương pháp phân tích kinh doanh phù hợp cho Business Analyst

Trong bài viết này, BAC sẽ hướng dẫn chi tiết về cách lựa chọn phương pháp phân tích kinh doanh phù hợp. Trong đó, phổ biến nhất là 2 phương pháp: Agile và Waterfall.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +